作为一名大学客户关系产品经理，我对简化那些让高等教育机构不堪重负、令人沮丧的流程很感兴趣。这正是一家无代码数字生产力平台的首席执行官克里斯·拜尔斯(Chris Byers)的目标:简化复杂、重复、消耗时间、降低生产力的流程。我们想分享一下这项技术在现实生活中的工作原理。
首先，好消息是:高等教育正在数字化转型。事实上，这只是个估计十分之八的高等教育机构在发送电子邮件、管理学习项目和收集数据洞察等活动中使用科技应用程序。考虑到这些数字，你可能会认为这些工具让教职员工和学生的生活更轻松。
坏消息来了:要想进行有价值的技术投资，科技行业还有很长的路要走。在许多情况下，旨在简化日常基于数据的任务的技术实际上使工作流更加复杂。问题在于，孤立的部门经常购买自己的技术解决方案，而不与其他部门的工具集成。或者，工具做同样的事情，最终导致混乱。
在复杂环境中努力寻找效率的大学需要更少、更简单的工具。
数字生产力符合研究生申请流程
以毕业申请为例。有抱负的毕业生需要获得高等教育机构的批准才能毕业。从外界的角度来看，这个过程似乎很简单。但是，如果没有数字生产力工具，这是一项艰巨的工作，可能会拖上几周。
下面是手动过程的样子:
学生到学生服务中心领取纸质毕业申请表，填写多页表格，详细说明已修课程、剩余课程要求和GPA等信息。然后，有抱负的毕业生会找到每个相关部门，查看他们输入的信息，并在表格上签字。(有多个专业、副修或专业的学生需要从一个学习领域收集签名，然后才能在下一个系重复这一过程。)
一旦完成，纸质表格将返回到SSC审查和检查错误，如遗漏的信息，填完的字段应该是空白，不正确的学生证号码，以及拼写与身份证上的名字不同。最后，在彻底的人工审核之后，SSC将通过电子邮件通知学生毕业申请的结果。
你头晕了吗?
不出所料，这种低效的手工流程会浪费时间，造成瓶颈，并容易出现人为错误。对于试图结束学业的学生来说，对于每学期都要面对这一连串审查和批准请求的教职员工来说，它们都非常令人沮丧。
下面是精简的流程:
使用自动化表格构建解决方案，潜在的毕业生将提交一份数字申请，要求相关部门提供数据。一旦每个部门都提供了必要的信息，解决方案就会向SSC发出警报。如果获得批准，数字生产力平台将向即将毕业的毕业生发送定制信息——包括关键的截止日期和细节——以及一份确认他们毕业状态的PDF文件。
由于表单自动填写姓名和ID号等基本信息，因此可以最大限度地减少用户错误。此外，表格只问学生与他们相关的问题，既减少了表格的大小，也减少了学生决定哪些字段需要填写，哪些字段需要留白的认知负荷。
支持这种效率的工作流解决方案不再是过去那种需要开发人员帮助的笨拙软件。相反，它是自助服务的，将已经负担过重的it团队从混合中解脱出来，并让用户负责。正确的数字生产力解决方案还认识到，大学范围内的解决方案将接触到众多用户，其中一些人比其他人更适应技术。这些工具几乎不需要任何技术知识来操作、构建和更改。
对于复杂的高等教育过程，数字生产力平台:
- 避免冗长的，通常令人困惑的电子邮件。
- 改进跟踪以减少瓶颈。
- 减少劳动密集型、容易出错的手动数据输入。
- 自动创建PDF文档。
- 提高流程完成时间。
- 高兴的是终端用户。
介绍生产力工具的最佳实践
虽然生产力工具已被证明可以将流程加快数周，但只有4%的教育机构采用了完全自动化和数字化的工作场所。*激励整个机构进行变革，然后进行培训可能会让人望而生畏。但高效的数字工具不再仅仅是拥有而已——它们是必须拥有的。毕竟，我们的数字社会是在数据的基础上运行的，那些使用纸质流程、遗留工具和孤立数据的人将被抛在后面。
在大学范围内采用工具是可能的，我们将这个过程分解为七个可操作的步骤:
- 尽早纳入涉众。每个高等教育机构都将面临变革的阻力。如果您在IT解决方案规划过程的早期包含涉众，您将在工具实现和采用方面取得更大的成功。
- 理解问题所在。与利益相关者谈论他们的问题。确保你倾听他们的实际问题，而不是他们建议的结果。你的工作就是决定结果!
- 确定合适的工具。最好的工具不仅有效;它们是有效的。换句话说，它们用最少的汽油把你从A点送到B点。在选择数字生产力工具时，要找到那些可持续的、轻量级的、需要最少努力的工具。
- 教育用户。为部门提供各种持续的技术培训，包括研讨会、网络研讨会和一对一的支持。一些机构甚至使用学生技术培训师***来帮助社区采用和实施新的IT解决方案——在节省资金的同时给学生提供宝贵的现实经验。
- 鼓励循序渐进。许多部门最初只是使用该工具的基本功能来入门。不要气馁:这是一个很好的起点。一旦用户熟悉了技术，就可以引入像工作流自动化这样的高级功能。
- 吹捧好处。解释为什么该机构采用新技术。更快的过程?管理员可以少忙活了?快乐的学生吗?在屋顶上大声宣扬这些好处。
- 增强势头。分享证明技术采用成功的指标。并利用FOMO。要求使用数字工具和创建无缝流程的部门与陷入纸质流程和太多工具的同事分享他们的经验。
高效、工具支持的流程是在我们日益快节奏的数字社会中取得成功的先决条件。毕竟，在高等教育和其他领域，数据主宰一切。高校需要快速的数据收集，同时，也需要从重复、耗时的问题中解脱出来。长期的好处是无价的:管理人员可以专注于高价值的工作，学生也可以开始改变世界。
Kow Samman客户参与产品经理在哪里阿祖萨太平洋大学．他和他的团队通过向APU社区引入新技术和自动化，帮助大学实现了数字化转型之旅。Samman在一个播客上讨论了如何最好的工具是有效和高效的．
克里斯·拜尔斯的首席执行官所以，一个安全的工作场所生产力平台，在那里，他帮助公司在全球拥有超过2.5万名客户和320名员工。*Formstack的2022年数字成熟度状态讨论4%的教育机构是完全自动化的，和一个***Formstack博客报告使用趋势学生技术培训师．
SmartBrief贡献者所表达的观点是他们自己的。
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