“不惜一切代价避免混合会议!”
这是大流行之前许多会议顾问和传播专家给出的共同建议。为什么?混合会议可能很难。由于与会者可以通过视频或音频亲自加入，管理所有这些沟通媒介对会议领导者来说是一项繁重的工作，对会议参与者来说也是一项令人沮丧的工作。
但是灵活的工作安排需要我们灵活的思维。劳动力已经投票(想想“伟大的辞职”)混合动力工作情态已经胜出。由于团队成员在任何一天都有可能在办公室远程工作，混合会议是不可避免和必要的。
然而，过去可能引起警惕的问题，现在却成为举行尽可能具有包容性的会议的一个机会——这次会议打破了地理障碍，强调了选择。
在我们最新的书中，《突然的混合:管理现代会议》我们分享的数据显示了混合会议的早期前景。
我们通过各种媒介来衡量会议满意度，包括面对面、完全虚拟和混合。我们的发现令人惊讶。考虑到混合会议的固有挑战，我们预计混合会议形式将在会议效率和满意度量表中垫底。
我们发现的是完全不同的东西:混合会议，如果使用最佳实践，可以非常有效。事实上，与其他形式的会议相比，参加混合式会议的人参与更多，出现更少的不良会议行为(如独白、假装积极和抱怨)，在会议之间需要的恢复时间也更少。
那么，您可以采用哪些最佳实践来确保您在混合会议中获得同样的成功呢?这里有三个建议可以帮助你实现这个目标:
1.做一个积极主动的会议主持人
作为一个会议的领导者，你可能认为你可以让一个混合会议成为一个自由的想法和松散的讨论。然而，如果你希望会议上的每个人都能发表自己的意见，这将是一场灾难。在实体会议室里的人更容易主导谈话，而远程参加的人可能会发现连插话都很困难。
这就是为什么领导者必须让所有人都参加会议，不管地点在哪里。这里有一些你可以尝试的策略:
为你的团队建立轮流政策
明确参与者如何进入对话队列。这将根据组织和团队文化而有所不同，但应该由集体决定并坚持。
人们是应该举起自己的手还是表情符号的手来权衡呢?人们是否应该在聊天中输入他们想要添加的内容?找出最适合你的团队的方法，然后作为领导者，确保你叫出人们的名字，让他们加入谈话。
设定一个策略，让远程人员先说话
在一个议程项目的讨论开始时，呼吁虚拟与会者在现场与会者之前提供他们的见解。它不仅允许远程与会者参与讨论，而且还提高了每个人的意识，即会议室比物理会议室要大得多。
2.投资于技术以创造会议权益
一个成功的混合会议需要正确的技术来支持现场和远程与会者。尽管围绕混合技术挑战的解决方案的创新呈指数级增长，但仍有一些基本要求需要考虑:
技术必须在会议室
- 高质量的会议相机，可以适当地捕捉所有现场与会者。
- 一个高保真的音频系统，让每个人都能清楚地听到，无论他们坐在哪里，这可能意味着多个麦克风。
- 大型显示器，允许远程与会者在视觉上充分表示，以提醒现场与会者他们的存在。
技术必须为远程与会者服务
- 如果你现在还没有一个好的摄像头，是时候买一个了。在混合会议中，让别人清楚地看到你是确立你的存在感的关键。
- 可以说，好的音频比好的视频质量更重要。外部麦克风可以起到很大的作用，特别是如果你的房间有回声或者你的环境很吵。
- 任何工具的价值都会因为网络连接不好而大大降低。对于远程与会者来说，强大的信号是必不可少的。
投资新技术和新技术的培训
混合式会议的成功是会议中每个人的责任——领导者和与会者——但他们可能不知道对他们的要求是什么。培训将消除不可避免存在的技能差距。
推出工具和技术并不能保证它们被使用，更不用说使用得好了。对他们进行技术培训。不要指望他们能自己解决问题。
出于同样的原因，混合会议也需要新的“技能工具”。培训你的经理如何以一种有意义的方式领导混合会议，请专家来帮助他们制定混合会议策略，并就如何提高团队技能提出建议。
混合会议需要一种有意为之的方法，但这不仅对业务有好处;这可能是一种留存工具。考虑一下最近的结果Barco公司的调查在美国，近三分之一的受访者表示，他们会考虑另一家对会议有明确混合政策的公司提供的工作机会。
寻找资源，向专家寻金博宝188求帮助，并更好地确保您的组织在拥抱混合会议方面成为领导者，而不是落后者，这是可预见的未来的首选形式。
艾伦博士他是工业与组织心理学教授和会议科学家卡琳·里德他是高管沟通专家，也是演讲者动力学，是“突然的混合:管理现代会议(Wiley, 2022年2月2日)和《突然的虚拟:让远程会议发挥作用》(威利,2021)。
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