如何有效摧毁这些两分钟的任务

SmartBrief之前的系列,我制定了我的五步生产力过程领导人,然后我变成了生产力的蓝图。这篇文章探讨了“两分钟规则”,拿起从我以前的文章,多任务的替代品。

阻塞时间在我们的日历非常适合潜水深入具体的任务。但你可能会想,每天很多任务在我们的盘子?你知道,那些需要但几分钟,你可以打在两分钟?我们应该做些什么呢?

作家和生产力顾问戴维。艾伦是著名的为他的“两分钟规则。“原则就是:“如果它花了不到两分钟,那么现在就做。“原因很简单。许多这样的任务,比如回复电子邮件或打电话有人回来,保持所需的努力记住他们,甚至把它们写下来,你会记住后,超过刚刚出来的方式。

想想看:有多少次你想快速待办事项,但在你开始做的时候,它已经消失了吗?当然,你只有把它关掉,这样你可以做更重要的事情。然而,有后果不跟随。

这些迷你任务都是由所谓的“招牌式的统治。“这规则,如果一个任务可以马上完成,很快,他们就应该完成了。如果对你很重要,你有时间去做,然后完成它。推迟重要任务经常导致拖延或焦虑或压力的感觉,这只会降低你的速度。

有其他好处击出两分钟的任务。原因之一是,它可以帮助你建立动量,同时提高你的情绪。研究显示划掉,即使是很小的任务,从你的待办事项列表给你提升的动力和提高你的情绪。

通过简单地认识到这是一个两分钟的任务,我们可以很快完成,我们停止计划,参与少琢磨任务,完成它。我们训练我们的大脑少想,多做,但不是不负责任的感觉。

两分钟规则也有助于整理你的思想以及您的工作区。而不是持有所有这些潜在的任务你需要做在某种程度上,你清楚他们的所以你可以将更多的注意力放在真正重要的。

通过快速处理较小的任务,我们可以防止东西(物理形式一样,和数字,如电子邮件、)积累在我们周围,有助于停止拖延,是哪一个提高生产力。

听起来很简单,对吗?但有一个明显的问题。

如果两分钟完全无关的任务是你现在需要做什么?更糟糕的是,如果它打断你(或你只是选择攻击),只是错误的时间?我们也知道,许多“两分钟”任务需要更多时间,固有的或者因为别的在后端。

即使我们做管理分配时间来完成这样的任务,我们可以转移,从我们正在心烦意乱。从一个两分钟的任务可以回到正轨比许多人想象的要难。

所以,离开我们吗?

艾伦的两分钟规则工作,我们需要设置一些限制。

1. 只有两分钟的工作任务与你工作的更大的任务(相关)。一个这样的例子会回应电子邮件与你参与的项目。
2. 留出一块更大的时间为你的两分钟的任务。有专门的时间对于所有其他不相关的任务会让你专注于你目前的工作和精神满足的冲动你会感觉提前解决这些问题。
3. 立即决定你的下一个步骤。这可能包括指定一个时间在你的日历上,例如,专注于一份报告,快速审查文档或将东西放在你桌子上的可见部分下降了下次你一步走了。数字,你可能会将邮件拖拽进文件夹。