在之前的一篇文章中，我介绍了四个简单的步骤就可以创建一个强大的演示文稿．这篇文章更深入地讨论了四步中的第二步，讨论了组织信息的重要性，以确保你的观众以最合乎逻辑和最令人难忘的方式接收到他们需要的信息。阅读整个系列。
一位客户最近问我:“我如何控制那种想要提供超出听众需要的信息的冲动?”
好问题!在他们的书中“粘在一起”。作者奇普·希斯和丹·希斯解释说，为了做到彻底，我们经常觉得有义务分享我们知道的每一件事，而不是只考虑听众绝对需要知道的东西。结果是，小电影吸引了现在已经不堪重负的观众。
清晰组织的力量
让我们面对现实吧，你的观众不需要知道你所知道的一切。你可能有大量的信息可以分享，但除非这个话题是听众的全职工作或爱好，否则有用的信息是有限的。这可能听起来很难，但事实是，对你来说很聪明的东西很快就会对别人来说很无聊。这就像在看别人的度假照片——几分钟的乐趣，然后很难保持真正的热情。
如果你想让听众学到一些东西，做一些事情或想象一些事情，请确保你的内容非常清晰。你不希望你的听众不得不去理解你在说什么。你希望他们能迅速理解并利用你所说的。给你的演讲一个清晰的结构，可以为你的听众提供所需的路线图。
这就引出了以下关于组织结构的首要原则。
原则1:你的内容必须支持你的核心信息
如果是上个月的话题，“澄清”,回答了“我的观众绝对需要知道什么?”，那么今天的主题是“组织”，回答的问题是“我如何以一种对听众有意义的方式放大我的核心信息?”
你的核心信息是home base。演讲中的所有内容都必须与核心信息相对应。如果没有，那就无关紧要了——砍掉它!
如果你真的认为你的演讲中需要一些内容，但它与你的核心信息无关，你可能需要修改你的核心信息。创建演示文稿是一个迭代的过程;做些改变是可以的。
原则2:你的听众可以掌握2到5个要点
当核心信息被确定后，确定支持它的要点通常是相对容易的。大多数观众都能掌握两到五个要点。如果少于两个，那么核心信息就太狭隘了。如果超过5个，听众就开始不听了。
如果你发现你的要点太少或太多，是时候重新审视你的核心信息了。问问你自己，“我的观众绝对需要知道什么?”值得重复的是:创建演示文稿是一个迭代的过程。
如何组织你的演讲
记住上面的两个原则，按照下面的步骤来确保你的听众能够快速理解并利用你所说的内容。
第一步:评估你的内容
你已经收集了所有相关的信息，包括事实、例子、有意义的统计数据、类比、隐喻和来自利益相关者和专家(包括持相反观点的人)的引用，以及你自己的经验。在这一点上，它有助于将所有信息放在桌面上(可以这么说)。把它从你的脑子里赶出去，让它显现出来。
当你整理你的信息时，开始关注你的听众真正需要知道什么。“好了解”的信息，比如不相关的背景材料或太多的细节，只会从你的信息中减损，让你的听众感到困惑和不知所措。
提示:虽然我坚信，在制作幻灯片之前，你应该澄清和组织你的信息，但我相信，在这些最初的步骤中，PowerPoint或类似的幻灯片工具也可以是一个有用的工具。把每张幻灯片想象成一张索引卡或便利贴——只是用数字格式。
使用幻灯片排序视图来排序你的想法，因为你继续通过其余的过程;移动幻灯片，就像你洗刷索引卡或重新排列便利贴一样。(但要记住，幻灯片不是你的演示文稿!)
步骤2:创建一个逻辑框架
在确定了所有可能的信息并剔除了一些值得了解的信息之后，疲劳感往往会出现。很多人会停下来，以为大脑倾倒就是谈话。虽然认为你完成了会很好，但这是分析真正开始的时候。现在你必须问这样的问题:“数据说明了什么?这是怎么回事?哪些概念在逻辑上可以组合在一起?怎样才能让我的听众自然地理解?”
记住这些问题，将你的内容分成逻辑分组——为你的听众提供一个组织结构。这个框架变成了路线图，让你的听众知道你正在把他们从A点带到B点——直接而无误地。
以下是一些常见的组织框架:
- 过去，现在，未来
- 问题，后果，解决方案
- 理论与实践
- 经过验证的新闻方法，询问谁，什么，何时，何地，为什么和如何
提示:记住，任何演讲都没有一个正确的组织结构。适合你的框架取决于你独特的视角以及你想要如何讲述你的故事。多种方式都可能是“正确的”。当它有意义的时候，你就会知道你找到了正确的结构。当你说话的时候，你不会出错;你的语言流畅。而不是对抗结构，结构承载着你传达信息。
步骤3:在框架中定位内容
一旦你确定了一个合适的框架，把你需要知道的信息放在里面。(这一步骤可能需要进一步剔除不需要的内容。)我想象着一个有钩子的金属脚手架。每个钩子上都挂着一组信息——一个故事、一组数据、一个问题解决组合等等。
一位同事喜欢把他的信息想象成一大堆运动器材。他的分组相当于把器材按运动方式堆放起来。然后每个运动项目的装备都整齐地挂在装备架上(框架)。
提示:在这一点上，重要的是要分清什么要削减，什么要保留。如果你太接近主题而无法决定，那就问问其他人最关键、最有趣或最可行的内容是什么，然后把剩下的留到以后的演讲中。或者问问你自己:为了达到所需的目标，我的听众绝对需要知道、听到或理解什么?
你如何控制说太多话的冲动?我一直认为这三个步骤是解决信息过载的万能方法——以一种他们容易理解的方式让你的听众只知道他们需要知道的东西。
感兴趣吗?请关注我在本系列中的下一篇文章，我们将看看开发媒体的过程——无论是传统的幻灯片还是替代的音频或视觉资产——以最好地服务于您的观众并有效地传达您的信息
．
斯蒂芬妮·斯科蒂指导领导者和他们的团队进行各种类型的演讲，从财富500强CEO的主题演讲到TED演讲，再到数百万美元的演讲。你可以在网站上找到她的畅销书《关于水的谈话:获得强大演讲的心态》专业演讲咨询．
如果你喜欢这篇文章，注册SmartBrief的免费电子邮件在领导，是SmartBrief的其中之一超过200份行业时事通讯．
