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在SmartBrief之前的一个系列中，我为领导者列出了提高效率的五步流程，然后我把它变成了一个生产力的蓝图．这篇文章更深入地探讨了我五个步骤中的第二步，共享最大效率．
会议对领导者设定和明确期望以及建立关系同样有帮助在美国，仍然需要一个适当的沟通系统，允许整个不同的团队进行流畅和实时的协作。
即使在2019冠状病毒病之前，远程就业也是商界增长最快的趋势之一。在新冠疫情后的世界，几乎可以肯定这一趋势将继续下去。
远程办公增加了管理所有工作流程和满足所有团队成员需求的难度。虽然团队合作和沟通一直是有效经营企业的必要条件，但在当今的数字环境中，人们分享和协作的方式正在发生变化。员工，无论他们是坐在隔壁的格子间里，还是从地球的另一端登录，都需要能够联系并在重要项目上一起工作。当每个人都能使用相同的工具和共享的信息时，工作就能更快地完成，最后期限也更有可能被满足。
要诚实。一般来说，你每天和同事交流多少封电子邮件?向你的团队简要介绍目标或进展通常需要多少时间?如果你的答案不是你喜欢的，你应该考虑更新你的协作工具。
近年来，专门设计用于通过视频会议、实时消息传递和内容共享来帮助协作的软件工具出现了兴起。协作软件，也称为群件，可以帮助任何团队，从最小的初创公司到最大的企业，通过文档、消息、视频和其他格式快速轻松地共享内容。协作工具可以:
- 将讨论组织成渠道，使其更容易维护和跟踪
- 支持语音和视频通话，简化沟通
- 与各种流行的应用程序(谷歌Drive, Trello, Dropbox等)集成
- 提供文档和其他内容的轻松导航
根据IDC的研究，无法在正确的时间找到正确的信息的代价是每个员工大约3300美元．为什么会发生这种情况?通常，这是因为信息在电子邮件线程和孤立的通信环境中被孤立起来。协作工具通过将不同的信息流拉到一个统一的空间来解决这个问题，帮助提高ROI并消除时间损失。
有了协作软件，在不同的团队成员和团队之间协调项目活动就容易得多了。所有的信息都可以在同一个页面上，所有的文档都可以共享，并且可以方便地设置截止日期，这样管理过程就不会出错。为了获得长期的成功，控制项目的进度是必不可少的。协作软件在监控项目阶段方面发挥着重要作用，并有助于查看任务是否按时完成。
协作软件的另一个好处是改进了调度。缺乏日程安排会浪费员工大量的工作时间。计划和安排他们的目标和活动的企业会做得更多，更有效。每天、每周和每月的日程安排可以让团队有效地组织他们的工作流程。
使用合适的协作软件，员工可以共享公共或个人日历，以了解所有会议和截止日期。他们可以安排日常会议，计划会议，会议，头脑风暴会议，更快捷，更容易。
在线协作工具甚至可以更容易地跟踪项目的进度。当管理员和主管想要进行状态检查时，他们可以简单地查看单个软件工具中发生的情况。人们还可以看到文档最后一次更新的时间，以及谁负责进行最近的更改。这不仅简化了组织的工作流程，还提高了员工的敬业度、士气和对公司的满意度。
除了基本的通信工具(例如消息传递和聊天)，还有一些其他主要类型的协作工具可用。它们是:
- 会议:允许以统一视图屏幕呈现的项目成员实时协作的工具。其中包括Zoom、谷歌Meet和Microsoft Teams(后者提供与Slack类似的其他服务)。在大多数情况下，一个演示者控制视图屏幕，而其他人通过交谈或聊天提供输入。
- 项目协调与协作:把这些看作是“会议+”。它们使工作人员能够创建团队或子团队，其唯一目的是管理具有共同目标的复杂或大型相互依赖的任务。金博宝188资源可以异步共享和审查(电子邮件、日历、工作流)，也可以同步共享(视频和聊天通信、共享白板)，这样团队中的其他员工就可以同时远程工作。员工可以设定最后期限，并与其他团队成员沟通。例如Monday.com、Trello和Zoho Projects。
- 知识共享:想想谷歌文档。经理或其他正在编写与他人共享的程序性报告的人通常使用这些可编辑的工作场所程序文档。
这里列出了一些最好的工具和平台可行的，财务在线而且SpaceIQ．
记住，如果你的员工不交流，他们就无法合作。从即时消息到视频会议再到文件共享，有许多团队协作工具可供选择。领导者的工作是确保团队使用有效的工具，保持对话和协作顺畅无缝。
纳夫塔利·霍夫，心理学博士，(@impactfulcoach)是有影响力的指导和咨询．看看他的领导力书，“成为新老板读”。他的博客然后听他的领导力播客．下载他的免费新生产力的蓝图他的电子书，“领导力的核心要素”、“人手不足的E.P.I.C.解决方案”和“如何提高你的领导影响力”。
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