现在是下午两点，你正在打今天的第四个Zoom电话。这次有8个参与者。
你在他们的矩形窗口里扫描着虚拟的面孔。有一半的人看起来很茫然。(毕竟，每个人每天都要工作4到8个小时。)一些人同时处理多项任务。有一个人正兴致勃勃地讲话，但声音听不清，因为他们是静音的。这又发生了:虚拟星球上的会议崩溃。
在COVID-19大流行之前，大多数员工对必须参加的会议数量感到绝望。大流行加剧了这种痛苦。最近的一次哈佛商学院的研究调查发现，自2020年3月被流放在家办公以来，在办公室工作的人现在参加会议的次数增加了13%。
在毫无成效的会议中度过无数个小时对身体、思想和精神都是有害的。它们是低生产率和低工作满意度的根本原因。更多的会议似乎会让人们感觉更紧密。不正确的。更多的会议只会让人更易怒
更好的会议方式可以缓解疯狂，这种疯狂会严重破坏注意力、成就和幸福。
更多的会议，更多的问题
痛苦的一个根本原因很容易发现:你可能只是有太多不必要的会议。想想你每周或每两周一次的电话。大多数这样的会议表面上的目的是获取项目更新，提供或接收输入，或者联系和检查团队成员。
但有些时候，自上次会议以来什么都没有改变。明智地利用时间，取消这种定期的会议，或者与那些需要进行有针对性讨论的团队成员举行会议。
主要结论:不要因为会议安排好了就去开会。一个快速的电子邮件更新，即时消息或10到15分钟的电话就足够了。明智地利用别人的时间。
想要改善结果?强化你想要的结果陈述
在分析数据时2020年在线会议状况报告我们发现，有明确会议议程的会议通常或总能在93%的时间内实现预期目标。当只有大约一半的时间提供了明确的会议议程时，预期结果的实现率下降到46%。议程有助于集中和推动对话。
一个好的会议议程是一个路线图，包括目的、预期结果、议程主题以及时间和资源的清晰度。金博宝188理想情况下，它会提前发送给与会者。
结果应该是“期望结果”语句，即通常是最有力的部分有效的会议准备。这些简短的书面声明应该回答这样一个问题:“我们将以什么结束这次会议?”
这与大多数人计划一长串议题的会议方式不同。“期望的结果”会围绕我们的目标是什么，而不是我们的目标是谈论什么，重新构建对话。
总体而言，《2020年在线会议状况报告》发现，在明确写下预期结果的情况下，95%的会议预期目标都实现了。
主要结论:为了取得结果，首先要明确你的期望结果。你正在生成一个列表吗?你们达成一致了吗?也许你正在分享关于某个情况的信息，并在团队中寻求共同的理解。花点时间撰写精确的陈述。
根除Zoom僵尸:让人们参与进来
参与在线会议可能很难管理。在我们的研究中，43%的人表示他们经常在在线会议中注意力不集中，不参与。在线会议让与会者更容易发送电子邮件、处理其他项目或阅读当天的头条新闻。也就是说，有一些步骤可以帮助减少多任务处理和提高参与度，包括:
1.分配会议角色。会议负责人可以减轻会议的工作量，并通过在分配会议角色时提供一定程度的责任和问责制，让每个人都清楚自己如何贡献自己的力量。作为会议的领导者，你可以这样问:“查理，你愿意当今天的抄写员吗?”
此图表概述了其他主要会议角色:
2.回顾会议议程。人们一整天都在努力工作，经常从一个会议跳到另一个会议。在开始时暂停一下，提出路线图(议程)，然后检查是否理解，这是现在“慢下来”，以便以后“快起来”的好方法。这只需要一分钟，但这种练习可以帮助每个人调整、准备和重新集中注意力。
3.跟着路线图走。讨论一个计划外的议程项目会很快使会议偏离轨道，并使所有已取得的进展付之东流。如果会议开始偏离轨道，迅速引导大家回到议程预期的结果。询问小组成员他们想往哪个方向走。这件事是现在处理还是以后再处理?
主要结论:让会议参与者发挥积极的作用，花时间围绕预期的结果，对偏离议程的问题做出有意识的决定。
精益求精
为了持续改善沟通和合作，花时间反思会议结果是很重要的。我们达到了预期的目标吗?什么工作得很好?将来会有什么不同的做法?
我们称这种练习为+ /Delta。这是一个反思的空间，可以随着时间的推移推动文化的进步。该图提供了更多的例子。
主要结论:无论采取什么措施来改进会议，错误还是会出现。没关系。改善会议文化需要时间和耐心。但每一点改进都将反映在员工的生产力、协作以及最终的结果上。
巴里·罗森的首席执行官交互的同事他是创造性解决问题、协作领导和团队促进的先驱。作为首席执行官，罗森的任务是授权员工做出决策并提供服务，帮助客户实现目标。他设计和开发了interactive Associates的许多智力内容，包括领导力、团队合作和促进学习项目。他还负责召集下一代IA领导者和实践者，将交互方法推广到世界各地的公司和社区。
他还是社会变革互动研究所(Interaction Institute for Social Change)的联合创始人，这是一个501(c)(3)组织，致力于种族平等和推进公民民主的实践。罗森曾在美国和欧洲的数十家公司领导业务，包括通用电气、塞拉尼斯、麦肯锡、进步保险、嘉信理财和第一资本。
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