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什么样的品质会导致组织弹性?

什么样的品质会导致组织弹性?
(图片来源:SmartBrief插图)

在COVID-19大流行之后,领导者越来越关注组织的弹性。组织弹性是一个组织预测、准备和应对增量变化和突然中断的能力。

虽然很容易看出这个概念的价值,但要确定使组织更具弹性所必需的具体行动和技能则更具挑战性。

人们经常将组织弹性与“支点”和“敏捷”的能力联系在一起(在过去一年之后,我们都厌倦了听到这些词)。但韧性关乎生存,而生存并不总是意味着改变。

反应过度和反应不足同样具有潜在的破坏性,尤其是如果领导者一次做出15项改变,却没有一个评估各自影响的策略。通常更明智的做法是调整到足以应付当前的情况,而不是彻底改变整个组织。

APQC确认六个功能这有助于组织应对当前形势,并为长期发展做好准备。

1.灵活性

组织灵活性是指快速改变战略或执行以满足不断变化的环境和机会的能力。在一个以快节奏变化为特征的世界里,灵活性是一个巨大的竞争优势,可以帮助组织在机会消失之前利用机会,并在风险变成灾难性之前解决风险。

灵活性减少了风险规避,因为冒险不仅会得到回报,而且还融入了组织文化。这反过来又提高了实施的速度,因为员工感到有能力解决问题和讨论问题。

一个成功实现灵活性的例子来自石油和天然气公司TechnipFMC该公司在其数字工作中采用了灵活的治理结构。该结构将执行指导委员会和中央团队与嵌入式数字领导者结合在一起,他们被授权识别和执行项目。

这使得TechnipFMC能够处理大大小小的项目,而不会陷入层层审批和组织惰性的泥潭。

2.创新

创新是创意的创造和应用,为组织的内部和外部客户增加价值。创新需要创造力,但这种能力也有实用的一面。组织需要产生新的想法,并能够评估这些想法将如何产生价值。正是无畏的创造力和实际应用之间的相互作用,才真正增强了组织的弹性。

创新感觉是一种很难培养的能力,但组织可以应用一些具体的策略来变得更具创新性。首先,组织需要给员工时间和空间来产生新想法。组织还必须提供帮助团队探索新想法的结构。

卫生服务提供者信诺例如,建立跨职能敏捷团队,根据客户体验进行创新,并为他们提供设计思维培训。建立一个具有明确使命、方法和培训的敬业团队,可以为员工提供更多创新所需的许可和基础。

3.变更管理

在一个员工面临无穷无尽变化的环境中,变化管理是必不可少的。有效的变更管理的关键是清楚地阐明变更的需求和目标,然后将该信息置于所有计划活动、培训和交流的最前沿。

最重要的是,人们不会因为别人告诉他们要这样做就改变自己的行为。成功的改变需要支持、迭代和以身作则。

变革管理总是以人为本。以人为本的变革管理的一个很好的例子来自电力公用事业合作社向日葵.向日葵公司需要为其新的企业资源规划(ERP)系统的推出获得支持。

为了解决阻力,该组织的变革委员会使用了ADKAR方法(意识、愿望、知识、能力、强化)来逐步建立意识,并推动人们通过变革。委员会还利用有趣、生动的交流和游戏来激发人们的兴趣,并庆祝成功。

4.沟通

沟通是共享信息,以支持组织的使命、战略和运作。沟通听起来很简单,但很容易出错。过度沟通会让员工不知所措,而缺乏沟通则会让员工产生怀疑。

取得适当的平衡是很重要的,特别是当组织正在处理需要协调和团结的变化时。沟通需要快速地跨越组织的藩篱,以便人们确切地知道要做什么以及如何做。

一个处理沟通特别好的组织是美国陆军工兵部队.USACE建设基础设施,保护公民免受洪水和其他自然灾害。2020年,该组织被要求帮助应对一种新的危机:COVID-19。

USACE需要与各个州和地方组织协调,迅速将会议中心和其他设施改造成方舱医院。该组织之所以能够做到这一点,是因为有强大的通信基础设施,其中包括一个COVID-19应对仪表板,其中提供了最新情况,并为领导层概述了运营情况。

正是这种快速、透明、一对多的沟通使组织具有弹性并完成工作。

5.风险管理

风险管理是监测和报告风险以及确定优先次序、制定和实施缓解计划的过程。尽管风险管理通常与风险规避有关,但好的风险管理是在正确的时间承担正确的风险。

要成功做到这一点,组织需要的不仅仅是一个专注于风险的团队。他们需要一个强大的风险文化,在整个组织中都有能力。

黑天鹅(罕见且不可预见的)事件的主导地位使一些人提出了这样的问题:“如果我们无法预测像COVID-19这样有影响力的事件,风险管理还有什么用?”事实上,没有人能准确地预测一切。但是,在高级分析的帮助下,组织可以为最不可能发生的情况建模和计划。

连锁食品杂货店例如,早在禽流感袭击中国时,该公司就开始测试和模拟流行病应对计划。当COVID-19开始出现时,HEB做好了充分准备。

6.技术流畅

虽然熟练掌握特定技术的作用只是短暂的,但技术流利却是一种持久的能力。技术流利性是一种评估情况并确定何时、何地以及如何应用技术来解决或改善问题的能力。

考虑到技术在当今组织中的主导地位,每个团队都需要精通技术的人员来确保组织始终将技术应用于正确的地方,而不是为不必要的花哨的东西买单。

成功建立技术流利性的组织都围绕着它进行了变革。通常,这些运动的重点是高层领导人,他们往往是最大的反对者。如果你想让你的员工更精通技术,你需要教育他们,鼓励他们尝试,也许还可以牵着他们的手。但前期投资是值得的,它可以确保人们理解技术的力量,以及它如何帮助组织准备并度过下一个大变革浪潮。

关键的外卖

虽然不是每个组织都需要在所有六种能力上都表现出色,但每种能力都提供了内在价值以确保弹性。

灵活性和创新创造了一种心态和环境,使人们能够尝试新事物,即使面对逆境。变更管理和沟通有助于组织主动解决阻力,并将人们团结在变更周围。风险管理使组织能够认识到可能出现的问题,并准备对中断做出快速反应。

而且,由于技术是现代灵活性的重要促成因素,技术流畅性有助于组织评估他们的选择,并将正确的工具指向正确的问题。

Holly Lyke-Ho-Gland是流程和绩效的主要研究负责人,Lauren Trees是知识管理的主要研究负责人认清现状。

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