SmartBrief之前的系列,我制定了我的五步生产力过程领导人,然后我变成了生产力的蓝图。这篇文章首次深入研究第二个他的五个步骤,共享的最大效率。
你曾经在零售商店购物开通过一群员工一起挤在后面或在一个通道?或者去有点太早了你first-of-the-day牙医预约,发现空的地方,只听到一些活泼的对话发生在办公室吗?
如果这发生在你身上,很有可能在每种情况下他们举行每日站立会议计划他们的一天。
没有项目的规模和有意义的工作在没有清晰的沟通渠道可以发生。每个参与者必须知道需要做什么,他们会怎么做。否则,你很快就会得到一个筒仓效应,即团队成员学会独立工作,而不考虑大集团的目标。
帮助促进团队沟通,考虑调度每日站立会议(通常称为早上聚在一起或每日签到)。这些会议是团队召集在一份简短的方式,集中的方式,确保天开始愉快并富有成效。
早上聚在一起帮助确保整个团队准备攻击天开车时员工敬业度。它们允许开发团队领导人消息灵通的,协调的,训练有素,高效、信任和统一或照顾他们的客户提供卓越的服务和客户端。领导人还得到一个机会与同事听他们的担忧,想法和意见。
在每次会议上,领导和团队成员的日子会是什么样子。团队成员相互分享信息并提供项目状态检查。日常会议让你的团队有机会提高或维持生产,帮助公司达到预期的增长。
这些会议究竟应该是什么样子,他们应如何结构化?谁应该参加多长时间?还有其他“规则”和最佳实践遵循?为了回答这些问题,让我们使用“5 W和1 H”方法——谁,什么,在哪里,什么时候,为什么和怎样。
谁?
整个组应该参与,从领导者。如果组太大召开一个收集和保持短而有效,应该形成多个组,每个由经理或组长。
日常团队聚在一起不只是为团队共享相同的工作区。远程团队也可以受益于他们。一般方法同样适用于远程团队。
什么?
上面我们讨论了哪些日常会议。现在让我们来回答另一个“什么”,如:你说什么?
你说什么在你早上挤取决于您的团队的需求。然而,请记住,团队挤作一团的目的是检查与您的团队,所以每次更新应该短而脆。
这里有一些想法的分享在拥挤(选择一些,但并不是所有的以下):
- 回顾你的公司或你的团队的三大指标
- 昨天的(或最近)引人注目的成就,将公司价值观在适当的地方
- 三大重点天/周
- 你在哪里,不正轨
- 领域的“卡”(路障,你需要帮助)处理后挤作一团
- 客户端更新
定期回顾你早上挤过程是否仍然是满足您的团队的沟通需求。您可能会发现一段时间后,随着你的公司和团队的发展,你可能会有不同的事情要沟通在你的早上挤作一团。
在哪里?
哪里有足够的空间对所有人站舒适和便利。(我们将在下面讨论远程团队的日常会议。)位置自己成一圈,利用这段时间复习当天的任务和个人责任,以及小个体的队友可能会面临挑战。
这将使每个人联系,帮助解决小问题,通常可以停止进步。它还将建立问责制;人们不想让组里的其他人。
什么时候?
这些会议应安排在早上的第一件事,每个人都定居在一天之前,也就是当人们最有动力去完成工作。在客户或面向客户的业务,它将会发生前几分钟。如果你的团队工作灵活的工作时间,选择一个核心的时候,所有的团队成员。
尽可能保持一致。争取同一个地方,同一时间,每一天。预先设定预期的出席,包括被提示和开始时间,不管谁是晚了。
小心让你团队的挤作一团的唯一方法适合每一个人开始新的一天。一些团队成员可能会觉得他们的工作不需要开始直到早上挤作一团,从而导致生产力损失。
为什么?
每日挤作一团的一大好处是听到胜利从每个领袖。公司通常大量能量集中的不顺利和如何改进。聚在一起帮助领导人记住有许多胜利我们应该庆祝,同时改善机会的地区。
聚在一起也允许领导人分享他们需要别人的帮助的情况下,集团可以帮助识别谁是必要的。然而,它是极其重要的团队明白每天聚在一起并不是为了解决所有问题共享。实际问题的解决将外部的会议。
如何?
安排一块足够短的时间(15分钟内)轻松完成整个判别而站。努力工作,确保会议准时开始和结束(如果它成为一个问题,任命一个计时员)。
旋转的团队成员进行会议,确保每个人都停留在点。团队成员从每个部门可以而且应该贡献他们的部门属于什么。
警告:常务会议是一个巨大的承诺。不要开始他们如果你不能保持下去。
更多蜷缩技巧
- 定义的目的。人们需要知道你为什么这么做。告诉他们,这些会议共享信息和公开问题。碰头会减少弹出会议的需要,计划外的中断,混乱或冗余,可以节省时间、金钱和沮丧,大量反复的邮件。他们也旨在建立团队和合作。
- 经常说它。你需要经常的提醒他们。否则,他们将失去兴趣,会议会变成完全不同的东西。
一样有价值的聚在一起,还有一个需要更长,更深入的会议。表组由Patrick Lencioni建议领导人每周安排时间(45 - 90分钟)战术会议(审核活动和团队指标)以及每月的会议更长的持续时间(2 - 4小时)更多的战略对话。
当然,可以有太多的会议发生在您的工作区(太少的价值。)一项研究发现,平均而言,员工每天花一个小时在会议上,每月共有31个小时。同样的研究发现,几乎一半的员工认为会议1号timewaster在办公室。
拿弗他利霍夫,大多数(@impactfulcoach)是总统有效的指导与咨询。看看他的领导的书,“成为新老板读”。他的博客,听他的领导播客。免费下载他的新生产力的蓝图和他的电子书,“领导能力的核心要素”、“一个人员配备不足E.P.I.C.解决方案”和“如何提高你的领导的影响”。
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