解决移动的需求,虚拟和全职员工并不是一个新话题。招聘最优秀的人才,无论他们是否居住在靠近公司设施——是许多组织竞争的现实。但全球冠状病毒爆发突然放大的兴趣这一趋势在世界各地的大型和小型公司。
通勤生活成本高,不可能造成许多公司投资于技术,使员工沟通和与队友合作,合作伙伴和客户,无论他们在哪里。协作和WebEx和微软等会议技术生命周期服务,咨询服务,微软Lync和Skype的业务都是建立克服的局限性的电子邮件和电话来完成你的工作。这些协作平台现在加入了炸药采用变焦,松弛,微软团队,和其他人。
然而,其他公司,由于各种原因,接受技术进步缓慢支持non-office居住人员。直到现在。
虽然大多数知识工人有经验参与WebEx会议,支持一个会议技术合作的主要方式,只是在大型组织中完成的东西就是另一回事了。公司应该考虑软件是“免费”?他们应该如何调整政策概述什么是能够接受的,禁止使用的工具是什么?网络安全风险,如引入ransomware或鱼叉式网络钓鱼,可以介绍吗?对于监管公司来说,他们的能力有多大信心捕获、存储、和生产业务对话如果要求SEC, FINRA,或其他监管机构?我们不要忘记那些CCPA和GDPR数据隐私法,和控制我们正在建设以满足他们的需要。
经历一场快速转换suddenly-remote劳动力需要大量的调整在管理过程中,测量系统、操作和成本分析。然而,评估技术支持工作的过程中可以受益于那些曾接受协作和会议解决方案。从这群用户我们可以提供五个最佳实践来开始你的评估:
1。从效益/风险分析:每个组织将评估每个新工具在选择的益处和风险,允许他们在他们的业务中使用。的好处包括减少面对面会议的能力,提高获取信息,以及减少电子邮件的使用。可能的潜在风险的业务与网络安全、数据隐私和法规遵从性漏洞。如果关键利益相关者认为收益超过风险,这些风险可以控制和减轻通过使用技术,那么他们会允许他们被用来做业务。
什么是冠状病毒现状做了改变这个方程。公司通知员工待在家里需要提供远程访问工具来完成他们的工作视为可以接受的另一种保持物理办公室带来的风险的存在和航空旅行在这个危机。
2。小心的免费软件:许多协作和会议解决方案有multiple-tiered祭,其中一些简单用户下载远离组织内扩散。IT领导,以及安全和隐私利益相关者,现在应该主要尽职调查工作探索,提供满足公司的数据保护目标,除了比较跨供应商评价的功能。Premium-tiered产品可以提供能力不重要,但可能是唯一层,满足组织的风险阈值。如上所述,有些供应商目前提供折扣或免费获取溢价层使用在这个危机。
3所示。捕获和存储:每个协作和会议提供的独特之处在于它提供的功能和支持本地的捕获和存储通信活动发生在这些网络。公司面临着监管合规义务或频繁eDiscovery要求,依靠供应商的能力来提供及时响应请求历史内容可能不是一个值得冒的风险。第三方解决方案的可用性来捕获和储存内容满足监管和诉讼的要求应该是分析的重要组成部分。
4所示。更新的通信策略:常见的反馈从那些突然下降到一个新的协作工具是它可以似乎是一个社交的地方,和经常分心关键任务。公司处于一个重要的一步部署协作或会议工具是确保通信(和员工行为)是最新的政策,而不是仅仅集中在电子邮件或其他现有的工具。会议和更广泛的统一通信平台提供各种各样的功能(或模式),其中一些可能不应用没有采取具体的措施。例如,记录会议与外部方在没有收到他们的许可。知道每个工具的特性,以及这些特性如何将个体必须做他们的工作,为了使政策应该考虑相关和特定于那些可能没有先前的远程工作经验,或管理分布式团队。
5。培训,培训,再培训:远程工作可以是一个重大调整的个人习惯了办公环境,并可能不适合与高相互依赖关系紧密的工作组。那些投资于协作和首次会议技术应该与这些组织领导人密切合作设计培训项目,反映了自然,时机和业务关键可交付成果的影响。我们的目标应该是减少业务中断,占关键步骤需要满足关键的交付日期。确保用户的协作或会议系统知道如何找到信息在这些工具是至关重要的,但有时低估了。一步,确保技术可以提供承诺的生产率收益——即使在不那么理想的环境下部署。
在金融服务等监管严格的行业,咒语被禁用或禁止访问的一些工具和特性被认为是高风险或管理成本太高。风险/成本/收益比率是不够好。潮水已经迅速在全球健康危机。这些公司被留下他们的竞争风险,堆积的成本无效的工人,而不是实现这些现代技术提供的生产效益。
关于作者
罗伯特·克鲁兹是副总统的信息治理Smarsh。他有超过20年的经验在提供云计算等新兴主题思想领导,信息治理,发现成本和降低风险。
