由于在异地工作的员工越来越多，近年来领导者面临的最大挑战之一就是管理这些远程员工。因为经理们不是在面对面的环境中与这些人工作，他们被迫通过短信、电子邮件、电话、互联网或电话会议进行交流。最具挑战性的交流类型发生在看不到对方说话(如电话)或听不到对方声音(如电子邮件、短信)的情况下。在缺乏这些额外的沟通线索的情况下，很容易被误解为令人沮丧的互动，甚至是消极的结果。
这里有10个技巧，可以帮助你更有效地与他人沟通，尤其是当你无法面对面交流的时候。
1.事先做好准备。花一分钟认真思考并确定你进行对话的意图和目的，这将有助于你专注于预期的结果。你也可以反思你对这个人的了解，这个话题对你将要与之交谈的人的影响，你想从互动中获得什么，以及你过去的关系如何影响预期的结果。
2.制定议程．你可以准备一个议程作为准备过程的一部分。或者，当和一个人交谈时，问他们想要完成什么。一旦他们有机会分享，然后描述你的谈话目标。虽然你心里有一个明确的目的，但当你问对方想要解决什么问题时，要做好心理准备，他们可能不知道。如果经常发生这种情况，在谈话开始之前让对方确定他们想讨论或完成什么会很有帮助。提前列出你的意图可以在互动之前建立相互理解和目的。
3.商定一个时间限制．通常，花在会议上的时间会让人不知所措，也会让人分心。为会议设定一个特定的时间长度和硬性停止时间可以增加准备和贡献。如果时间到了，会议没有达到目的，那么每个人都必须同意继续，或者需要在每个人都能出席的时候安排另一个会议。确定并坚持商定的完成时间将增加你作为领导者的可信度，并表明你重视他人的时间。
4.集中注意力．为远程对话安排不受打扰的时间和面对面会议一样重要。如果你在交流过程中被外界的电话、办公室里的人的打扰或收到的电子邮件分散了注意力，另一端的人就会知道你没有把全部注意力放在他们身上。消除任何潜在的干扰，保持注意力集中，在预定的会议时间内全身心投入。你对别人的关心和关注会增加他们对你的尊重和信任。
5.识别虚拟线索．我曾听人说，尽管我们努力压抑自己的思想和感情，我们还是会被身体“排挤”出去。意思是，我们的想法和感受经常在我们描绘的肢体语言中表现出来。如果你有机会和看不到或听不到的人交流，这些行为可以让你知道他们的真实想法或感受:
- 沉默/出现长时间的停顿．人们经常做出这种行为是因为他们没有投入。他们的注意力通常在别处。或者有时候，如果他们不知道该说什么，他们可能不会说出来，他们试图制定一个回应，需要时间来思考。或者，他们可能担心他们的回应会被如何接受。在其他时候，不参与可能表明不同意你正在讨论的话题。注意这些行为，然后邀请那些还不活跃的人加入。
- 叹了口气．叹息可以被视为一种消极情绪的表达，当一个人感到沮丧、焦虑、压力、害怕、疲惫或悲伤时。当一个人在谈话中开始叹气时，你可以考虑问一些问题来确定叹气是什么信号。
- 犹豫．这种行为可能表明，这个人对自己的处境感到不舒服，他们被要求做一些他们不同意或不想做的事情。同样，你需要问一个问题来理解犹豫背后的意思。
- 词的选择。注意人们使用的单词或短语可以很好地表明他们正在发生什么。例如，如果有人说，“我讨厌这个!，你可能会问“hate”是什么意思，或者“this”指的是什么?你必须首先认识人们使用的词语，然后问他们这些词语对他们所代表的意义。
- 能量或消极情绪．语气通常定义了伴随或表现在说话方式中的情感。因此，单词的语调通常比单词本身的使用更能揭示信息。当语气与口头信息不一致时，你知道你需要做一些工作来发现信息背后的含义。需要注意的是，消极情绪代表了一种被违背的价值观。当这种消极情绪被表达出来时，你必须设法弄清楚这种情绪背后的含义。
- 节奏．传递消息的速度或速度被认为是节奏。当一个人对自己的信息将如何被接受变得更加紧张或焦虑时，说话的节奏可能会加快。这就好像一个人想要尽快完成信息，以便继续其他活动。
能够识别这些声音和语言线索，然后尝试探索它们的含义，这将有助于在你们的对话中建立理解和清晰。
6.明确虚拟线索的含义．一旦你确定了我们之前讨论过的虚拟线索，不要犹豫，要问这些线索对个人意味着什么。例如，如果有人犹豫是否同意你的提议，你可以简单地说:“我注意到你犹豫了;这是否意味着你不同意或有疑虑?请和我分享你的想法。”
7.多问少说。因为你们不是面对面的，所以提出问题并倾听对方的回答以确保你没有误解对方所传达的内容是很重要的。确保在你的日程安排中有足够的时间来提出明确的问题。花点时间去了解远方的人可能想知道什么。然后问他们想要或需要什么来帮助他们高效地工作。
8.邀请确认或否定．当你不是远程执行任务的人时，在异地工作的人可能比你更了解什么是有效的，什么是无效的。当提供的解决方案或做出的决定可能会影响这些远程员工的工作时，请他们对你的决定或建议给予反馈。忽视这个机会可能会影响你的结果。抓住机会征求对某一方向的意见和想法将增加承诺、参与和效率。
9.表面证据．有时，当人们意见不一致时，冲突的负面情绪会压倒问题的内容。当出现分歧时，花点时间找出并探索人们用来表达不同意见的证据或数据。这使得决策者能够访问用于制定有效解决方案的信息。寻找支持解决问题的对话的证据，往往会把消极情绪从对话中带走，同时让你专注于手头的问题。
10.总结．无论你是在做决定，还是只是澄清讨论或达成的共识，都要有意识地总结和检查你的理解，这将确保所有各方都在同一页上，并达成明确的相互理解。
与远程员工沟通绝对是一个挑战。部分挑战来自于对话的总体频率。不能亲自和他们在一起是另一个可能引起误解的问题。在与他人交谈时更加谨慎和准确将有助于避免沮丧和错误信息。花点时间实施这些技巧不仅能提高你们的谈话质量，也能提高谈话结果的质量。
John R. Stoker是《克服假谈话》总统的DialogueWORKS公司。他的组织帮助客户及其团队提高领导敬业度，以实现卓越的结果。他是领导力、变革、对话、批判性思维、冲突解决和情商领域的专家，曾在考克斯通信、洛克希德马丁、霍尼韦尔和艾伯维等公司工作和交谈。与他联系脸谱网，LinkedIn,或推特．
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