Smarsh最近的一项调查发现，在捕捉和存档短信方面，许多政府机构并没有跟上满足公共记录要求所需的最佳实践。Smarsh的2018年公共部门文本和移动通信调查提供来自美国各级政府专业人员关于移动设备管理和技术在处理电子邮件和短信通信的公共记录请求方面的见解。
从地方政府到联邦政府，约70%的受访者表示，短信是一种允许的商业通信工具，同时，近一半的受访者承认他们没有捕捉到短信通信。参与调查的近四分之一的公共机构表示，如果政府要求他们提供这些记录，他们可能无法提供来自高层官员的短信。
报告指出:“我们的调查结果显示，在为企业提供的沟通渠道与减少违反阳光法风险所需的保留和监督之间存在显著差距。”
该法律在很多情况下将短信视为公共文件，要求将为政府业务发送的短信存档，包括为政府业务在私人设备上发送或接收的短信。这意味着机构必须能够在记录请求或电子发现过程中产生这些短信记录。
接受Smarsh调查的政府机构称，缺乏资金是未能将短信存档的首要原因。第二个主要原因是，他们认为法律不要求这样的档案，然后解释说，该机构正在等待联邦政府的指导。第四个主要原因是当前的技术解决方案过于复杂。
报告称:“对移动设备的监管是复杂的，虽然设备使用政策似乎承认并接受了自带设备(BYOD)趋势的经济效益，但IT团队负责管理的不同运营商、硬件和移动操作系统的数量之多，削弱了人们对记录捕获准确性的信心，也削弱了他们在移动设备上定位和生成记录的能力。”
斯马什发现，在《联邦信息自由法》(Federal Freedom of Information Act)诉讼上升26%并且还在上升之际，没有有效短信存档的机构和其他政府实体正使自己处于危险之中。今年到目前为止，几乎每天都有三起FOIA诉讼被提起。
报告指出:“拥有捕捉短信/文本解决方案的机构最经常指出工作流现代化是改进的关键领域——三分之一的受访者表示，采购满足他们需求的软件解决方案对于提高他们对捕捉、管理和生成记录请求的短信/文本消息的能力的信心极其重要，这表明很大一部分机构认为他们目前的系统不足。”
