这篇文章改编自认清现状的报告”为未来的工作做准备”。下载一个概述或查看网络研讨会突显出结果。
这篇文章的作者是劳伦树,主要研究领导成员非营利APQC (www.apqc.org在基准测试),世界上最重要的权威,最佳实践、过程和性能改进,和知识管理。
很难实现高效、有效的协作在工作场所。和员工已经注意到。
在全球超过1000名专业人士的调查中,APQC问到受访者目前合作的习惯和变化,会让他们更快乐,更有效率。研究结果表明,员工想提高他们如何沟通和合作,但是他们需要更新的技术,更清晰的政策引导互动,更有针对性的和一致的领导支持。
的持续吸引力面对面的接触
今天的员工面对一个令人眼花缭乱的虚拟沟通和协作工具。但当你问他们是否喜欢创新和解决问题,他们几乎总是指向面对面的挑战。安排面对面的会议上支持的列表方法认清现状的调查,其次是自发的面对面的交流和面对面的会议/工作会议(图1)。
尽管对千禧一代的刻板印象比跟人宁愿文本或Snapchat,这些趋势是相对一致的三个主要组成当今一代又一代的劳动力。
创造面对面合作机会——自发的要少得多——是全球挑战的世界里分散的团队,专职远程员工,减少旅游预算。但渴望根植到人类心灵的接触,和组织利益时采取措施以适应员工的需要面对面的互动。
集中或共存的劳动力,这可以通过提供充足的会议室,为社交网络指定空间,设计办公室最大化即兴遇到来自不同团队和职能的人之一。障碍显然是更遥远的同事时,但它仍然是值得投资的将虚拟团队和网络(至少偶尔)。
乍一看,经理可能会不愿承担差旅费用当虚拟会议可以实现类似的目标。但研究表明,甚至罕见的面对面会议可以构建虚拟团队成员之间的信任和提高他们的交流当他们回到各自的办公室。
另一方面,然而,员工倾向于面对面协作可能显示一定程度的不适与虚拟的邂逅。在这样的地方,组织需要解决的问题。面对面会议可以培养大学生的关系,但全球团队和所有的虚拟工作正变得越来越主流,人们必须学会有效沟通而不考虑它们的位置。
虚拟协作的问题是什么?
基于数据,员工态度虚拟协作没有一样迅速发展使能技术。尽管不断涌入的新工具,大多数职场沟通仍然发生通过面对面的谈话、电话和电子邮件。
诚然,一些新选项获得牵引力。例如,61%的被调查者报告使用即时通讯的日常工作,而53%的人说他们参与虚拟会议超过一周一次。然而,这些媒体简单地复制私人一对一和小组对话通过以前的技术,同时也无助于带来新的声音混合,增加可追溯性,并促进知识重用。
协作提高工作的效率和质量,员工需要转变至少一些交互发生的私下会议、电话、和邮件的开放论坛,如社区实践,企业社交网络和合作空间。这些平台“大声”让人们征求广泛的同事(包括那些他们不知道个人),创建一个可搜索的记录的知识交换。他们还可以提高协作效率,例如,允许专家发布公开访问常见问题的答案,从而减少重复的专业要求。
但采用企业社区和网络并不像人们预计的那样迅速发生,给人拥抱了Facebook和Twitter的速度在个人交互。
好消息是,大多数被调查者都至少尝试了工作场所的社会协作。例如,77%的人使用一种社区留言板或论坛在某种程度上,一个企业,70%已发布到社交网络。
然而,真正的采用率低得多:只有四分之一的受访者报告使用这些平台至少一周一次。当问到他们喜欢创新和解决问题在工作中,只有不到7%上市社区或企业社交网络在他们的三大合作模式(图2)。
千禧一代略比年长同事更有可能支持社会协作工具。但即使在这个群体中,倾向于社区和网络是相形见绌偏爱等建立渠道电话和电子邮件。
很明显,尽管企业社区和社交网络,他们并没有完全融入大多数组织的工作模式和流程。使用是罕见的和有限的特别类型的交流。这并不预示着未来的虚拟协作。
让员工接受新合作的习惯
尽管挑战,有食欲新的协作工具更广泛地融入日常工作。
根据调查结果,大部分的员工认识到需要简化通信和更多的对话转变为一对多的频道。与员工经常淹没在电子邮件中,近半数受访者称,他们会用更少的电子邮件交流更有效率和其他直接消息(图3)。然而64%的人认为更多的活动在战略或purpose-based实践社区将提高他们的生产力,和43%的人认为他们的工作场所将会更有效率更活动的企业社交网络和虚拟论坛。
所以组织能做些什么来改变人们对利用一对多的虚拟协作工具,至少在这种情况下,他们是合适的?
方程的一部分包括提高底层技术,更有效和复制更多的活力,自发性,直接跟某人开玩笑。调查结果反映了这种需求,69%的受访者表示,更先进的技术使虚拟协作将使他们和他们的同事更有效率(图4)。
更大的多数——79%——认为生产力将会上升,如果他们有更好的工具来查找和联系专家和潜在的合作伙伴(这是最高的共识在所有24修改建议APQC问及调查)。领导人应该保持这些感知技术升级和生产率之间的连接在考虑潜在的IT投资回报率。
然而,把正确的技术只是成功的一半;组织还必须解决根本政策,流程和变更管理的问题。认清现状的调查,大多数的受访者承认,说改进的策略和流程指导虚拟协作将使他们的工作更有效率。
作为一个基准,组织必须采取更多措施,让员工意识到可用的协作工具,如何有效地使用它们。在许多情况下,技术交付)留在手中,往往关注的是入门教程的指导,而不是更广泛的背景的原因,引入了一个新工具或它所提供的利益。
员工可能需要更全面的新员工培训,建立他们的信心在工具输送的目的、基本规则和预期成果的每种类型的协作交流。
这样的指导也可以通过引导员工提高效率最好的选择对于一个给定的场景。通常,不喜欢虚拟的合作源于人们被一系列可用的替代品或使用错误的工具的工作(例如,插入一个复杂、多部分专业请求到休闲社交谈话)。APQC怀疑,如果员工获得更好的信息关于如何将新的合作模式纳入日常工作,采用利率将大幅提高。
此外,领导人必须做一个更好的传达一对多通信通过社区和网络的价值,从企业的角度和个人员工参与。人们已经知道他们喜欢一个同事打电话或发送电子邮件,并说服他们,而不是他们的想法和问题在一个开放的论坛需要思维方式的重大转变。
然而,一致的消息——特别是如果高管的实际使用的平台支持,可以加强社会协作如何节省员工的时间,给他们访问富有洞察力的反馈比他们可以获得由接触他们有限的私人接触,并允许未来的知识人受益于他们收到的答案。
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